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„Mehr Sicherheit, weniger Suchaufwand und eine Reduktion von Fehlerquellen“: Indical Bioscience baut auf digitales Change- und Dokumentenmanagement

29.03.2021
Ob der Verdacht einer Infektion schnell ausgeräumt werden kann, entscheidet mitunter über das Leben tausender Nutztiere: Von der Afrikanischen Schweinepest über die Vogelgrippe bis hin zu der bei Milchkühen auftretenden Mastitis – für viele gängige und schwere Erkrankungen im Veterinärbereich bietet die INDICAL BIOSCIENCE GmbH diagnostische Testverfahren und Reagenzien an. Für deren laufende Verbesserung und zeitkritische Verarbeitung setzt das weltweit agierende Unternehmen mit Sitz in Leipzig auf ein modernes Dokumentenmanagement.

Spätestens der weltweite Kampf gegen COVID-19 machte deutlich, wie schnell, anpassungsfähig und zuverlässig diagnostische Testverfahren sein müssen. Dafür sind ständige Verbesserungen, kurzfristige Reaktionen und ein sorgfältiges Qualitätsmanagement seitens der Hersteller unerlässlich. „Obwohl dabei sehr viel digital läuft, werden auch noch immer Papierunterlagen benötigt. Dafür brauchen wir eine leistungsfähige Enterprise Content Management (ECM) Lösung. Sie gibt uns die Sicherheit, dass jeder nur am aktuellsten Dokument arbeitet und die Prozessstruktur eingehalten wird“, erklärt Anke Thieme, Qualitätsmanagementbeauftragte von INDICAL BIOSCIENCE. Auch mit Blick auf künftige Bedarfe entschied man sich 2018 daher für die Einführung von enaio von Optimal Systems Bielefeld. Das Softwareunternehmen bietet Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Medizin-, Diagnostika- und Pharmaindustrie zugeschnitten sind.

Zeitersparnis bei der Suche

Im ersten Schritt löste die vorkonfigurierte und individuell anpassbare Best-Practice-Lösung „Gelenkte Dokumente“ eine ältere ECM-Software ab, die von den Nutzern vielfach als zu wenig intuitiv und flexibel empfunden wurde. Im Prinzip bildet enaio damit eine klassische Aktenstruktur mit verschiedenen Registern ab: Dokumente, Anhänge, Prüfberichte und Protokolle werden für jedes Projekt oder Produkt gesammelt abgelegt. Eine Verschlagwortung macht sie einfach recherchier- und findbar: „Die Suchfunktion ist klasse – und schon einmal eine deutliche Zeitersparnis“, sagt Thieme aus Erfahrung. „Auch im Vergleich zu anderen Systemen, die ich kenne, ist es sehr bequem und einfach. Selbst, wenn man den Titel des Dokuments, das man sucht, nicht kennt – in enaio findet man es immer.“

Irrtum ausgeschlossen

Gleichzeitig stellen automatisierte Workflows der Best-Practice-Lösungen von enaio sicher, dass ausschließlich gültige Dokumente angezeigt werden, die bereits alle nötigen Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen haben. Veraltete oder nicht autorisierte Unterlagen können somit auch nicht versehentlich in die Bearbeitung gelangen. Im Hintergrund werden zudem sämtliche Änderungen protokolliert, die Anwendung garantiert die Sicherheit und Integrität der Daten und überwacht zugleich die Aufbewahrungsfristen. Thieme sieht in diesen Funktionen sogar den größten Vorteil der neuen ECM-Lösung: „Sie gibt uns Sicherheit und Struktur. Wir können unbesorgt an verschiedenen Dokumenten arbeiten, ohne uns Gedanken über deren Gültigkeit oder Aktualität zu machen – und sparen uns aufwändige Besprechungen mit vielen Teilnehmern, die man sonst an einen Tisch bringen müsste.“ Statt Aufgaben in der Runde zu verteilen, können innerhalb enaio beispielsweise Verfahrensanweisungen an gelenkte Dokumente angebunden werden – für jeden Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung einfach sicht- und nachvollziehbar.

Change wird nächster Schritt

Der Ausbau der Anwendung ist auch schon in Arbeit: INDICAL BIOSCIENCE möchte demnächst die Best-Practice-Lösung „Change Management“ von enaio in Betrieb nehmen. „Hier betreten wir Neuland, der Bereich wurde bisher noch nicht durch eine Software abgedeckt“, berichtet Thieme. Durch die weitreichenden Möglichkeiten zur Anpassung an die bestehenden Prozesse muss vor dem Go Live noch ausgiebig getestet werden. Thieme sieht aber schon jetzt „beste Voraussetzungen“ für einen produktiven und das Qualitätsmanagement bei INDICAL BIOSCIENCE unterstützenden Betrieb. So sieht sie dem Start mit Vorfreude entgegen: „Die Best-Practice-Lösung „Change Management“ von enaio wird auf jeden Fall dazu beitragen, Fehlerquellen zu minimieren und die schnelle, durchgängige Umsetzung von Änderungen abzusichern.“ Für die Zukunft ist auch bereits die Realisierung weiterer enaio Bausteine in Planung, darunter die technische Dokumentation und das Vertragsmanagement.

INDICAL BIOSCIENCE wurde vor rund 25 Jahren als Labor Diagnostik Leipzig (LDL) gegründet und 2012 vom niederländischen Testspezialisten QIAGEN übernommen. Im Zuge einer Ausgründung wurde INDICAL BIOSCIENCE 2018 wieder unabhängig. In 169 Ländern der Welt vertreten, ist das Unternehmen heute durch strategische Innovationskraft, hohen Qualitätsanspruch und solides Wachstum geprägt.

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Die 1991 gegründete OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Berlin ist auf die Entwicklung und den Vertrieb von Enterprise Content Management (ECM)-Software spezialisiert. Kleine, mittlere und große Unternehmen sowie kommunale Körperschaften können damit sämtliche Anforderungen an ein modernes Dokumenten- und Informationsmanagement vollumfänglich erfüllen. Als eigenständige Unternehmensgruppe und Teil des weltweit agierenden Kyocera Konzerns beschäftigt OPTIMAL SYSTEMS aktuell über 500 Mitarbeiter an 16 Standorten. Neben Gesellschaften in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Serbien arbeitet sie weltweit mit über 75 Vertriebs- und Kooperationspartnern zusammen, darunter iTelligence, NetApp, adesso, IBM, Microsoft und SAP.

Die IT-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS unterstützen die Implementierung von Digital Workplaces. Mithilfe der umfassenden Enterprise Content Management Suite enaio® können Unternehmen ihr Wissen effizient strukturieren, transparent verwalten und revisionssicher archivieren. enaio® deckt mit über 100 bewährten Fachlösungen die Anforderungen fast jeden Geschäftsbereichs ab und wird kontinuierlich erweitert.

Mehr Informationen zu OPTIMAL SYSTEMS und enaio® finden Sie unter www.optimal-systems.de.

Quelle: Pressemitteilung OPTIMAL SYSTEMS GmbH vom 29.03.2021